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《政府采購法》第四十二條要求采購人、采購代理機構妥善保存政府采購項目每項采購活動的采購文件。根據該條的規定，采購文件包括采購活動記錄、采購預算、招標文件、投標文件、評標標準、評估報告、定標文件、合同文本、驗收證明、質疑答復、投訴處理決定及其他有關文件、資料。但在采購實踐中，不少采購文件並未得到妥善保管，很多地方的采購檔案管理工作成為一個非常薄弱的環節。《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》（財政部令第87號）第七十六條規定，采購人、采購代理機構應當建立真實完整的招標采購檔案，妥善保存每項采購活動的采購文件。那麼，到底何為完整的招標采購檔案？相信很多從業人員都有類似的問題。
日前，江蘇省蘇州市財政局在規范蘇州市級政府采購檔案材料歸檔工作時，根據采購方式，給出瞭《公開招標項目檔案清單目錄》、《競爭性談判、競爭性磋商、詢價項目檔案清單目錄》、《單一來源項目檔案清單目錄》，以方便從業人員妥善歸檔。
蘇州市財政局所列三張檔案清單目錄是蘇州市財政局在發佈《關於做好2017年度蘇州市級政府采購檔案材料歸檔工作的通知》（蘇財購[2018]5號）時，以附件的形式發出的。在蘇州市財政局發佈的《公開招標項目檔案清單目錄》中，列舉瞭政府采購執行文件、政府采購項目前期準備文件、政府采購開標文件、政府采購評審文件、政府采購中標文件、政府采購合同文件、政府采購驗收及結算文件、其他文件中涉及的37項內容。值得一提的是，蘇州市財政局還在清單目錄中劃出瞭重點，將必備檔案通過 ☆ 的方式予以瞭標註。
清單是以《江蘇省政府采購檔案管理暫行辦法》為主要依據，結合實際工作情況與歷年經驗制定的。 蘇州市財政局政府采購監管處處長吳果偉向政府采購信息報/網記者介紹， 必備檔案是指某種采購方式下，無論項目具體情況如何，都應該會菜梯廠商有的檔案資料。
在《公開招標項目檔案清單目錄》中，以下14項內容為必備檔案，被標上瞭 ☆ ：政府采購計劃申報表和審核表（《蘇州市級政府采購項目資金核定表》）；項目采購委托協議；采購文件相關資料：采購文件（含評標辦法）、采購文件的修改文件、澄清答疑材料（如果有的話）；采購公告或資格預審公告、更正公告（如果有的話）（包括報刊及電子網站等媒體原件或下載記錄等）；評審專傢名單及抽取記錄；最終報名成功供應商登記表及相關資料；采購領導小組成員、監督委員會成員、公證員（如果有的話）及投標人代表等簽到記錄；中標供應商采購投標文件正本及截止前補充修改或撤回記錄；開標記錄表及投標人開標一覽表（記錄唱標內容、記錄員簽字，招標方式必備）；評審專傢簽到表；評審工作底稿等評審記錄；評標報告，包括無效供應商名單及說明、中標候選供應商名單；中標公告記錄（含發佈媒體下載記錄等，如果有的話）。
在《競爭性談判、競爭性磋商、詢價項目檔案清單目錄》中，12項內容被列為必備檔案；單一來源采購中，6項內容被列為必備檔案。
由於蘇州市市級沒有成立集采機構，長期以來全部采購業務由社會代理機構代理，為防止代理機構關閉、拆分重組等原因造成采購檔案流失，我市規定除采購人、代理機構依法保管采購檔案外，須在我局保留一套采購檔案備查，這項工作自2002年堅持至今。實踐中，當地的紀委、法院等部門查案時也是較多地直接到財政部門調閱檔案。 吳果偉介紹，蘇州市財政局對政府采購檔案收集歸檔的方式透天電梯保養是采用年度一次性集中收集的辦法，保留期為15年。
在吳果偉看來，在簡政放權的大背景下，通過清單式管理，明確歸檔的具體內容，財政部門再通過要素審核，對必備資料進行審核。這不僅可以方便采購代理機構，也可以大大提升監管部門的工作效率。
公開招標項目檔案清單目錄
采購文件相關資料：采購文件（含評標辦法）、采購文件的修改文件、澄清答疑材料（如果有的話）
采購公告或資格預審公告、更正公告（如果有的話）（包括報刊及電梯保養廠商台中電子網站等媒體原件或下載記錄等）
采購文件相關資料：采購文件（含評審辦法）、采購文件的修改文件、澄清答疑材料（如果有的話）
采購公告或資格預審公告、更正公告（如果有的話）（包括報刊及電子網站等媒體原件或下載記錄等）
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